Organizacja eventów to nasza pasja. Do każdej realizacji podchodzimy indywidualnie i z taką samą starannością i zapałem. Jednak mimo wszystko czasem zdarzają nam się wpadki – po eventowemu fuck-upy, często nie będące wynikiem naszego niedopatrzenia lecz siły wyższej, ale dziś nie będziemy o nich pisać 🙂 Przedstawiamy Wam listę wpadek eventowych, których należy unikać. My podczas swoich realizacji bardzo dbamy o te punkty, mamy nadzieję, że i Wy również 🙂

1. Oświetlenie
Każdy kto kiedykolwiek miał okazję organizować event – konferencję, imprezę integracyjną, galę czy jakąkolwiek inną imprezę potwierdzi stwierdzenie, że dobre oświetlenie jest jednym z najważniejszych elementów. Jest ono istotne nie tylko dlatego, że tworzy nastrój i jest scenografią samą w sobie, ale umożliwia wykonanie dobrych zdjęć z eventu. Niedoświetlona lub źle oświetlona sala sprawia, że wykonanie dobrych zdjęć staje się niemożliwe. Przede wszystkim należy pamiętać o zapewnieniu odpowiedniego oświetlenia sceny, będącej centrum wydarzenia, skąd przemawiają oficjele, prelegenci, gdzie mają miejsce występy artystyczne, ale równie ważne jest oświetlenie architektoniczne przestrzeni oraz doświetlenie bufetów… chyba każdy lubi widzieć, co je 🙂

2. Nagłośnienie
Często firmy nagłośnieniowe tłumaczą się że dany obiekt ma kiepską akustykę i dlatego nic nie było słychać podczas konferencji czy koncertu. Naszym zdaniem nie ma złych lokalizacji, jest tylko źle dobrany sprzęt do danego miejsca. W dobie dzisiejszej technologii naprawdę można zrobić wiele- wystarczy trochę chęci i podejścia indywidualnego do konkretnej imprezy oraz oczywiście budżetu! Nie da się przecież zagrać imprezy plenerowej na tym samym sprzęcie co konferencji. Dlatego właśnie przy organizacji eventu w nowym miejscu tak ważna jest wizja lokalna z akustykiem.

3. Konferansjer
Konferansjer na evencie jest niczym gospodarz w swoim domu. Dlatego dobry brief i odprawa przed samą realizacją to podstawa! Obowiązkowa jest przede wszystkim znajomość klienta, jego branży i uczestników, osób przemawiających na scenie oraz oczywiście scenariusza i charakterystyki wydarzenia. Dostarczenie prowadzącemu niezbędnych informacji leży w naszym interesie dlatego zawsze należy pamiętać aby tego dopilnować.
Kwestię wpadek konferansjerów szerzej omówimy w kolejnym wpisie 🙂

4. Catering
Niestety żaden organizator eventów nie jest w stanie stworzyć takiego zaplecza, aby każdego uczestnika obsłużyć bez kolejki, ale może zminimalizować czas oczekiwania na posiłek. Przede wszystkim należy pamiętać o odpowiedniej liczbie punktów wydawczych, ich rozmieszczeniu oraz wystarczającej liczbie obsługi. Dodatkowo kluczową rolę odgrywa także oznakowanie terenu oraz wsparcie służb informacyjnych. Nie należy też zapominać, że rolą agencji eventowej, a więc naszą jest zadbanie o to, aby firma cateringowa znała scenariusz imprezy i mogła się do niego zastosować.

5. Warunki pogodowe
Odpowiedzialność event managera jest ogromna, ale wiadomo nie ma on wpływu na warunki pogodowe (jeszcze) zawsze jednak trzeba o nich pamiętać i się odpowiednio przygotować. Chyba największą zmorą każdego event managera jest nagłe załamanie pogody. Z pewnością wszyscy pamiętają jak podczas Orange Warsaw Festival pod wpływem silnego podmuchu wiatru zawalił się fragment jednej ze scen. Na całe szczęście nikomu nic się nie stało i po kilku godzinach wszystko wróciło do normy. Niestety organizatorzy belgijskiego festiwalu Pukkelpop nie mieli tyle szczęścia, kiedy to w wyniku silnej nawałnicy zawaliły się dwie sceny zginęły 4 osoby i kilkadziesiąt zostało rannych…. Dlatego zawsze należy pamiętać – Safety First! Można na różne sposoby eliminować wpływ pogody zabezpieczając odpowiednią ilością zadaszeń. Można dodatkowo zapewnić uczestnikom jednorazowe płaszcze przeciwdeszczowe lub parasole. Śledzenie prognozy pogody przed organizowanym eventem może być pomocne w przygotowaniu i odpowiednim zabezpieczeniu na wypadek niesprzyjającej aury.

Może macie jakieś swoje wpadki którymi chcielibyście się podzielić? 🙂

Dlaczego przy organizacji imprezy warto skorzystać ze wsparcia profesjonalistów?

Organizacja eventu to nie tylko wybór odpowiedniej przestrzeni. Trzeba zadbać także o wiele innych szczegółów, które dopiero w połączeniu przekładają się na sukces wydarzenia. Dlaczego to zadanie warto powierzyć pro ...

więcej >