Podczas organizacji wydarzeń należy pamiętać o wielu kwestiach, ponieważ bardzo często drobne szczegóły mają naprawdę istotne znaczenie. Jako agencja eventowa naszym zadaniem jest, aby nic nie wpłynęło na zadowolenie klienta a wszelkie wpadki pozostały niezauważone.
Poniżej serwujemy kilka kwestii, które warto mieć na uwadze podczas organizowanych wydarzeń firmowych i nie tylko.

 

Dodatkowe koszta

Podczas produkcji eventu zawsze należy pytać, co jest zawarte w cenie, a co jest za dodatkową opłatą. Podatki od noclegów, transportów czy napoi mogą sprawić, że kosztorys znacznie wzrośnie.

 

Wystarczająca ilość pracowników

Należy odpowiednio podzielić role i obowiązki, począwszy od kelnerów przez obsługę techniczną po event managerów i kierowników produkcji tak, aby każdy sprawnie wywiązywał się ze swojego zadania.

 

Transport i zakwaterowanie

Podczas organizowanych wydarzeń mogą znaleźć się osoby spoza miasta. Weź to pod uwagę podczas planowania swojego eventu, stwórz dokument, w którym umieścisz wszelkie informacje związane z transportem i zakwaterowaniem.

 

Lista kontaktów

Przed imprezą wyślij wiadomość do wszystkich zaangażowanych osób oraz sporządź listę kontaktów do osób zaangażowanych w projekt. Jeżeli będzie trzeba skontaktować się z kimś w ostatniej chwili, taka lista zdecydowanie ułatwi sprawę.

 

Dodatkowe akcesoria

Nigdy nie wiesz, kiedy będziesz potrzebować markera lub nożyczek. Przed rozpoczęciem produkcji zrób listę i przynieś ze sobą wszystko, co mogłoby się przydać.

 

Scenariusz i harmonogram

Poproś kogoś, kto nie jest częścią zespołu produkcyjnego, aby przejrzał stworzony scenariusz i harmonogram. Czy ma sens? Czy nie brakuje ważnych informacji? Osoba niezależna może wyłapać coś, co dla producenta jest niezauważalne.

Organizacja eventów to proces, który łączy w sobie dziesiątki ruchomych części, od cateringu przez oprawę artystyczną, techniczną oraz scenografię. Zdając sobie sprawę z najczęściej pomijanych czynników sprawimy, że nasza praca będzie bardziej wydajna i bezstresowa.

Na czym Wy skupiacie najwięcej swojej uwagi podczas organizowanych eventów?

Organizowanie spotkań firmowych w dalszym ciągu budzi szereg dyskusji. Czy ma sens, czy może lepiej fundusze przeznaczyć na bonusy dla pracowników. Otóż, nie raz realizowaliśmy świąteczne eventy i spotkania noworoczne i jesteśmy zdania, że nic tak ...
Pewnie Was również dotykają dylematy, jaki prezent kupić mamie, tacie, siostrze czy przyjaciółce. Zakup prezentu dla bliskiej osoby to nie lada problem, lecz zakup upominku dla pracownika to więcej niż wyzwanie. Ponieważ da się odczuć, że okres prz ...
Słowem ”incentive” określa się sposób motywowania pracowników i klientów poprzez podróże. Człowiek niezaprzeczalnie jest ważnym kołem napędowym w firmie. Żaden, nawet najszybszy komputer, go nie wyręczy. Pracownicy, którzy wyróżniają się ...