Podczas organizacji wydarzeń należy pamiętać o wielu kwestiach, ponieważ bardzo często drobne szczegóły mają naprawdę istotne znaczenie. Jako agencja eventowa naszym zadaniem jest, aby nic nie wpłynęło na zadowolenie klienta a wszelkie wpadki pozostały niezauważone.
Poniżej serwujemy kilka kwestii, które warto mieć na uwadze podczas organizowanych wydarzeń firmowych i nie tylko.
Podczas produkcji eventu zawsze należy pytać, co jest zawarte w cenie, a co jest za dodatkową opłatą. Podatki od noclegów, transportów czy napoi mogą sprawić, że kosztorys znacznie wzrośnie.
Należy odpowiednio podzielić role i obowiązki, począwszy od kelnerów przez obsługę techniczną po event managerów i kierowników produkcji tak, aby każdy sprawnie wywiązywał się ze swojego zadania.
Podczas organizowanych wydarzeń mogą znaleźć się osoby spoza miasta. Weź to pod uwagę podczas planowania swojego eventu, stwórz dokument, w którym umieścisz wszelkie informacje związane z transportem i zakwaterowaniem.
Przed imprezą wyślij wiadomość do wszystkich zaangażowanych osób oraz sporządź listę kontaktów do osób zaangażowanych w projekt. Jeżeli będzie trzeba skontaktować się z kimś w ostatniej chwili, taka lista zdecydowanie ułatwi sprawę.
Nigdy nie wiesz, kiedy będziesz potrzebować markera lub nożyczek. Przed rozpoczęciem produkcji zrób listę i przynieś ze sobą wszystko, co mogłoby się przydać.
Poproś kogoś, kto nie jest częścią zespołu produkcyjnego, aby przejrzał stworzony scenariusz i harmonogram. Czy ma sens? Czy nie brakuje ważnych informacji? Osoba niezależna może wyłapać coś, co dla producenta jest niezauważalne.
Organizacja eventów to proces, który łączy w sobie dziesiątki ruchomych części, od cateringu przez oprawę artystyczną, techniczną oraz scenografię. Zdając sobie sprawę z najczęściej pomijanych czynników sprawimy, że nasza praca będzie bardziej wydajna i bezstresowa.
Na czym Wy skupiacie najwięcej swojej uwagi podczas organizowanych eventów?
Organizacja eventu to nie tylko wybór odpowiedniej przestrzeni. Trzeba zadbać także o wiele innych szczegółów, które dopiero w połączeniu przekładają się na sukces wydarzenia. Dlaczego to zadanie warto powierzyć pro ...
Coraz więcej firm decyduje się na zorganizowanie różnego rodzaju eventów, które mają na celu promocję swojej marki, produktów i usług albo integrację pracowników. Wybór odpowiedniej agencji eventowej jest kluczowy d ...
