Podczas organizacji wydarzeń należy pamiętać o wielu kwestiach, ponieważ bardzo często drobne szczegóły mają naprawdę istotne znaczenie. Jako agencja eventowa naszym zadaniem jest, aby nic nie wpłynęło na zadowolenie klienta a wszelkie wpadki pozostały niezauważone.
Poniżej serwujemy kilka kwestii, które warto mieć na uwadze podczas organizowanych wydarzeń firmowych i nie tylko.
Podczas produkcji eventu zawsze należy pytać, co jest zawarte w cenie, a co jest za dodatkową opłatą. Podatki od noclegów, transportów czy napoi mogą sprawić, że kosztorys znacznie wzrośnie.
Należy odpowiednio podzielić role i obowiązki, począwszy od kelnerów przez obsługę techniczną po event managerów i kierowników produkcji tak, aby każdy sprawnie wywiązywał się ze swojego zadania.
Podczas organizowanych wydarzeń mogą znaleźć się osoby spoza miasta. Weź to pod uwagę podczas planowania swojego eventu, stwórz dokument, w którym umieścisz wszelkie informacje związane z transportem i zakwaterowaniem.
Przed imprezą wyślij wiadomość do wszystkich zaangażowanych osób oraz sporządź listę kontaktów do osób zaangażowanych w projekt. Jeżeli będzie trzeba skontaktować się z kimś w ostatniej chwili, taka lista zdecydowanie ułatwi sprawę.
Nigdy nie wiesz, kiedy będziesz potrzebować markera lub nożyczek. Przed rozpoczęciem produkcji zrób listę i przynieś ze sobą wszystko, co mogłoby się przydać.
Poproś kogoś, kto nie jest częścią zespołu produkcyjnego, aby przejrzał stworzony scenariusz i harmonogram. Czy ma sens? Czy nie brakuje ważnych informacji? Osoba niezależna może wyłapać coś, co dla producenta jest niezauważalne.
Organizacja eventów to proces, który łączy w sobie dziesiątki ruchomych części, od cateringu przez oprawę artystyczną, techniczną oraz scenografię. Zdając sobie sprawę z najczęściej pomijanych czynników sprawimy, że nasza praca będzie bardziej wydajna i bezstresowa.
Na czym Wy skupiacie najwięcej swojej uwagi podczas organizowanych eventów?
